Багато починаючі фахівці задаються питанням, як провести інвентаризацію. Щоб уникнути ускладнень і можливих помилок при виконанні цієї копіткої роботи, слід детально вивчити нормативну базу, пов'язану з питаннями інвентаризації, усвідомити поняття, сутність і цілі проведення інвентаризації, а також дослідити порядок її проведення.
Зміст статті
- Що таке інвентаризація
- цілі інвентаризації
- об'єкти інвентаризації
- Коли інвентаризація є обов'язковою
- Способи проведення інвентаризації
- Особливості часткової інвентаризації
- Правила проведення інвентаризації
- Стадії проведення інвентаризації
- Підготовка облікової системи
- перерахунок товарів
- Аналіз результатів обліку
Що таке інвентаризація
Під інвентаризацією розуміють перевірку майна і зобов'язань, яка здійснюється для забезпечення достовірності відомостей бухгалтерського обліку та звітності. У процесі проведення інвентаризації уповноважені особи збирають, аналізують і підтверджують наявність необхідних документів і майнових об'єктів.
цілі інвентаризації
Серед основних цілей, на які спрямована інвентаризація, варто відзначити наступні:
- підтвердження наявності майна для забезпечення його безпеки;
- виявлення присутності неврахованих об'єктів;
- уточнення кількості і характеру матеріально-виробничих ресурсів, які використовувалися при виробничих заходах;
- порівняння даних про наявність об'єктів майна в натурі з інформацією, що стосується результатів синтетичного і аналітичного обліку, наприклад відомостей про недостачі або знайдених надлишки;
- перевірка правильності та повноти складання облікових документів;
- перевірка оцінки товарно-матеріальних ресурсів з урахуванням їх ринкової ціни і стану;
- перевірка відповідності процедур експлуатації засобів і використання нематеріальних активів встановленим вітчизняним законодавством правилам.
об'єкти інвентаризації
До переліку об'єктів, що підлягають перевірці, включаються:
Реклама- майно юридичної особи;
- нематеріальні та інші активи;
- основні засоби;
- грошові кошти;
- орендоване і збережене майно;
- майно, яке з якихось причин не було враховано.
Коли інвентаризація є обов'язковою
Співробітникам організації важливо знати не тільки про те, як правильно провести інвентаризацію, але і про те, коли необхідно цей захід. У число законних підстав для проведення інвентаризації законодавець включає такі обставини, як:
- зміна матеріально відповідальних осіб;
- наступ періоду складання річної звітності;
- виявлення факту розкрадання;
- пошук відомостей про наявність шахрайства або псування майна компанії;
- реорганізація юридичної особи;
- ліквідація організації;
- наступ стихійного лиха, пожежі або іншого НС.
Способи проведення інвентаризації
Організації, які потребують обліку об'єктів майнового комплексу і грошових коштів, можуть проводити повну або часткову інвентаризацію.
до змісту ↑Особливості часткової інвентаризації
Режим часткової інвентаризації може застосовуватися співробітниками організації, якщо їм необхідно уточнити дані, пов'язані з обліковими відомостями по окремому ділянці магазину або складу. Також вона застосовується, коли потрібно усунути розбіжності між реальними залишками товарів і залишками, зафіксованими в інформаційній базі.
Частковий облік може здійснюватися співробітниками в робочий час. У процесі перевірки вони оформляють специфікацію інвентаризаційного опису, куди вносять облікові залишки по кожній позиції товару.
Специфіка процедури проведення повної інвентаризації
Повноформатна інвентаризація потрібно в разі, якщо організація повністю припиняє свою торговельну діяльність. В описі і відомостях фіксуються дані про залишки товару, що знаходяться на складі.
Таку перевірку слід проводити в неробочий час. Правильний підбір періоду проведення облікових дій дозволить співробітникам уникнути небажаних перерв в роботі. Магазини, як правило, проводять інвентаризацію вранці до відкриття або вночі. Якщо товарний асортимент досить широкий, то рекомендується здійснювати окремий облік товарів по кожному торговому відділу.
до змісту ↑Правила проведення інвентаризації
Фахівці, відповідальні за проведення облікових дій, які бажають з'ясувати, як провести інвентаризацію, повинні вивчити основні правила проведення обліку майна і грошових коштів. До таких правил слід віднести обов'язок фахівця з попередньої перевірки описів, інвентарних карток, інвентарних книг, регістрів, технічних паспортів, документів на основні засоби. Якщо будь-які з названих паперів відсутні, то необхідно зайнятися їх своєчасним оформленням.
Після огляду об'єктів інвентаризації комісія заносить їх характеристики в спеціальні опису. Слід фіксувати найменування, призначення, номера, показники і ступінь зносу об'єктів максимально повно і точно. При виявленні помилок в бухгалтерських документах відповідальні особи повинні відзначати їх у інвентаризаційного опису. Важливо стежити за фіксацією об'єктів, які раніше не поставлених на облік.
до змісту ↑Стадії проведення інвентаризації
до змісту ↑Підготовка облікової системи
Перший етап обліку передбачає вибір періоду проведення інвентаризації, який слід визначати виходячи з часу мінімального завантаження організації. При проведенні обліку важливо виключити перемішування товарних запасів.
до змісту ↑перерахунок товарів
Перерахунок слід проводити швидко і точно. Рекомендується скористатися штрихкодами, які дозволять безпомилково ідентифікувати товари. Співробітники, перераховуються товар, можуть розділитися на 2 групи. Перша група буде зайнята перерахунком об'єктів і наклейкою штрихкодів, а друга - скануванням штрих-кодів і введенням відомостей про кількість товару в юридичну документацію.
до змісту ↑Аналіз результатів обліку
Співробітники перевіряють, чи немає розбіжностей в залишках товарів. Звіряють дані про розкрадання в залишках. Також проводиться контрольний перерахунок. Якщо при перевірці були виявлені розбіжності, то слід призначити додаткову неповну інвентаризацію. Така перевірка дозволить виявити причини і точні обсяги розбіжностей.
