Кожне підприємство може вести власну діяльність за унікальною схемою, але в обов'язковому порядку передбачається використання цілого комплексу документів. Серед часто використовуваних видів документації на рівні організацій значаться положення, регламенти, порядок. Незважаючи на схожі функції, передбачаються серйозні відмінності, які визначають тонкощі рішення різних питань. Бажаючи краще зрозуміти відмінності і призначення всіх документів, розгляд питання рекомендується почати з загального списку функцій документів.
Якими функціями володіють документи?
Будь-який документ є поліфункціональним, тому він дозволяє успішно реалізовувати різні завдання підприємства, засновувати управління персоналом і всіма робочими процесами на юридичному рівні. Основним завданням є збереження юридично значимої інформації в текстовому вигляді, а потім - передача.
Функції документа прийнято поділяти на загальні (властиві будь-якого виду документації), а також специфічні (що виявляються тільки при певних обставинах).
Загальні функції:
- інформаційна. Незалежно від того, що ж розглядається, порядок або положення, передбачається обов'язкове збереження інформації з її подальшим поширенням на рівні підприємства.
- Соціальна. В обов'язковому порядку передбачається вираз соціальних потреб колективу організації.
- фіксація. Будь-який документ дозволяє фіксувати інформацію про прийняті рішення та результати функціонування підприємства. У той же час фіксація всієї інформації може відбуватися на різних рівнях.
- кумулятивна. Будь-документа дозволяє збирати певну інформацію, а потім - упорядковувати її. В результаті все текстові матеріали зберігаються для співробітників організації.
Перераховані вище загальні функції об'єднують порядок і положення, які найчастіше використовуються при організації підприємницької діяльності.
Специфічні функції використовуються для виділення різних груп документів: організаційні, планові, правові, наукові (архівні). Порядок і положення прийнято відносити до організаційних документів, так як передбачається визначення особливостей підприємства і його сфери діяльності, наявних робочих завдань.Незважаючи на схожі загальні функції, вкрай важливо розуміти, що ж являє собою порядок і положення, адже тільки в цьому випадку можна правильно сформувати апарат діловодства і гарантувати не тільки відповідність законодавчим нормам, а й можливість для успішного розвитку компанії.
Порядок і положення: поняття
Порядок являє собою документ третього рівня. Основним завданням є визначення послідовності виконання дій усередині певного процесу. Даний документ встановлює особливості і специфіку різних робочих процесів, які є характерними для будь-якої компанії.
Положення є зведенням норм, які в обов'язковому порядку повинні бути взаємопов'язаними. Передбачається регламентація вузького спрямування життя підприємства, суспільства або держави. Положення використовується для визначення порядку формування та забезпечення робочої діяльності будь-якої організації. Завданням може бути юридичне визначення особливостей дій або статусу посадової особи.
Порядок і положення: різниця
Порядок і стан - це організаційна документація технічного характеру, яка створюється при відповідних потребах. Документи доповнюють один одного і мають численні точками перетину. Положення може створювати загальну основу для певного напряму життя підприємства або товариства, а порядок - описувати тонкощі певних робочих процесів і створювати акценти на важливих моментах.
В порядку присутній деталізація, доповнена конкретними нюансами і технічними аспектами. Положення здатне тільки створювати правове поле для діяльності і юридичних відносин, тому конкретизація має меншу ступенем прояву.
Порядок спрямований на пряму дію, тому будь-які додаткові уточнення вже не потрібні, адже послідовність цілеспрямованих дій для вирішення поставленого завдання прописується спочатку. У деяких випадках порядок містить в собі додаткові конкретні моменти: термін.Порядок може бути складовою регламенту, що є одним з найважливіших документів будь-якої компанії.
Порядок і положення: в чому полягають відмінності?
- Коло питань, які обговорюються. Положення може встановлювати тільки загальні правила. Порядок потрібно для уточнення специфіки заходу, який має бути проведено.
- Ступінь деталізації питань, що розглядаються. Порядок може використовуватися не тільки для конкретизації особливостей заходу і термінів, але і може вносити ясність у будь-які спірні питання, умови робочого процесу. Положення не володіють необхідним ступенем деталізації.
- Сутність. Положення потрібно для розгляду певних питань або моментів процедури, робочої діяльності. Порядок являє собою документ, який включає докладний опис етапів проводиться заходи, вимоги, які повинні бути обов'язково виконані.
- Наявність технічних вимог. Характер положення є загальним. Порядок повинен містити в собі відповіді на конкретні питання.
