При русі до мети завжди важливо визначитися з вартими на шляху завданнями і з функціями, які при цьому необхідно здійснювати. Це важливо і в разі побудови бізнес-стратегії, і при виконанні повсякденної роботи, і навіть у звичайній сімейного життя. Мета - це бажаний фінальний результат. Але не всі розуміють, що таке завдання, а що таке функції. Для повноцінного планування цілей і шляхів їх досягнення варто розібратися з цими категоріями.
Що таке функції?
В першу чергу, це набір можливих дій, які буде виконувати людина (або предмет) при тих чи інших обставинах. Тобто, простіше кажучи, це його роль при русі до бажаного підсумку.
Якщо розглядати функції людини в прив'язці до його трудової діяльності, то вони можуть бути включені в посадову інструкцію працівника. Тобто це ті дії, які він виконує щодня і у яких є завідомо прогнозований результат. Але перелік даних дій може змінитися, якщо змінюються поточні завдання.
Як приклад функціоналу в повсякденному житті можна розглянути роль матері, яка щодня доглядає за маленькою дитиною: вона його годує, водить на прогулянку, одягає і т.п. Все це і є функції.
При визначенні функції не ставиться питання "для чого це робиться", а визначається набір дій, які повинні бути виконані. Її елементами є:
- встановлені правила.
- розроблений алгоритм.
- Очікуваний результат.
Це поняття відноситься не тільки до людини, але і до будь-якої речі, адже кожна з них функціональна. Ложка необхідна, що б їсти їжу, картина потрібна для естетичного задоволення. Немає речей, які були б абсолютно марні і незастосовні.
Що таке завдання?
Для досягнення мети обов'язково вони ставляться в обов'язковому порядку (Одна або кілька). Це шляхи вирішення проблемних ситуацій, засіб для досягнення задуму. Вони відповідають на питання "як це зробити". Якщо щоб досягти мети необхідно виконати тільки одну задачу, то ці поняття можуть зливатися.
Завдання може бути поставлена виключно перед людиною, оскільки її виконання вимагає осмисленої діяльності, певних знань. Ставляться вони або керівною особою, або виконавцем для себе самостійно. Можуть бути поточними, оперативними або ключовими.
Елементами даного поняття є:
- спірна ситуація.
- проблема.
- Рішення проблеми.
У разі, коли рішення знайти не вдається, завдання відносять до категорії нерозв'язних.
Якщо розглянути завдання на прикладі організації бізнесу, то це можуть бути: збільшення доходу (ключова), збільшення клієнтської бази (поточна), своєчасне надання документів на запит контролюючих органів (оперативна) і т.п.
У випадку з яка виховує дитину матір'ю прикладами є: виховання хорошого, доброго людини (глобальна), підтримання здоров'я малюка (поточна), організація незапланованого свята (оперативна).
Існує цікавий і простий спосіб визначення пріоритетності завдань - це матриця Ейзенхауера. З її допомогою легко чітко виділити, що на даний момент є важливим і терміновим, а що можна відкласти на потім, а можливо і зовсім виключити зі свого списку без шкоди.
Спільне між завданнями і функціями
- По-перше, виконання і тих, і інших необхідно для досягнення мети.
- По-друге, стосовно людської діяльності, вони можуть визначатися в різних ситуаціях або керівником, або безпосередньо виконують їх людиною.
- По-третє, ці категорії можуть змінюватися в залежності від зовнішніх обставин.
- По-четверте, для їх реалізації завжди необхідні ресурси (наприклад, матеріальні, трудові, інформаційні), від достатності яких буде залежати кінцевий підсумок.
Основні відмінності
розглянуті категорії відмінні по результату. У завдання завжди є конкретне рішення (за винятком нерозв'язних), кінцева точка, коли результат можна вважати досягнутим або недосягнутого. Функція ж виконується постійно. Дозвіл перше, як правило, обмежена конкретними термінами, а другі, в зв'язку зі своєю постійністю, тимчасовими рамками обмежені досить смутно.
Поняття "задача" ширше поняття "функція". Для вирішення завдання завжди необхідно буде виконати ряд функцій. При виконанні перших допустимо творчий підхід, пошук нових шляхів, для других існує регламентованих алгоритм і завжди відомо який результат повинен бути досягнутий. Для перших існують пріоритети, для других - немає.
Наступна відмінність в тому, що завдання може виконати тільки людина, а функції крім людини притаманні, в тому числі, будь-якої речі.
Якщо людина, прагнучи досягти мети, виконує тільки певні функції, які властиві його звичайному житті, і не виділяє при цьому чітких завдань, то бажаного результату він може і не досягти. Наприклад, мета - отримати підвищення по роботі. Якщо продовжувати працювати на колишній посаді без будь-якої стратеги, то таке підвищення навряд чи станеться, якщо тільки в силу зовнішніх обставин. Якщо ж поставити конкретні завдання (підвищити кваліфікацію, провести бесіду з керівником, презентувати новий проект і т.п.), то бажаний фінал вже буде не примарним, а придбає конкретних обрисів.
Навіть не знаючи розглянутих відмінностей, практично всі сучасні люди виробляють в собі навички планування життя. Але, маючи уявлення про дану структуру, набагато простіше зрозуміти принципи побудови шляху у своєї мети.
