Скан документа може знадобитися для пересилання його за допомогою електронної пошти або зберігання в електронному вигляді. Фактично це чітка фотографія в масштабі 1: 1. Як відсканувати документ для подальшого його перегляду і редагування на комп'ютері? Нам знадобиться сканер, ПК з встановленим програмним забезпеченням розпізнавання сканування і власне сам документ.
Сканери можуть бути різних типів, але принцип роботи у них один: скануючий фотоелемент проходить над поверхнею об'єкту сканування документа, отримане зображення автоматично або за запитом зберігається в папку на жорсткому диску комп'ютера або на карту пам'яті. Підключаємо відповідно до інструкції сканер до ПК. Найчастіше для цього використовується інтерфейс USB. Після установки фірмового ПЗ і програми розпізнавання все готово до роботи. Беремо наш документ, при необхідності вирівнюємо його (якщо в ньому кілька сторінок, то або поділяємо їх, або складаємо стопкою) і відкриваємо кришку сканера.
Розміщуємо документ "обличчям" на поверхні сканера і притискаємо його кришкою. Необхідно стежити, щоб багатосторінкові документи під впливом кришки не зрушили зображення може вийти нерівним. Часто виникає питання, як відсканувати двосторонній документ. Якщо сканер підтримує можливість одночасного сканування обох сторін (два скануючих елемента), то обидві сторінки будуть збережені в окремі файли у відповідному порядку. Якщо ж сканер односторонній, то можливість зручного сканування обох сторінок дається програмно: спочатку парні, потім непарні зберігаються під іменами так, щоб не виникло плутанини при перегляді.
Процес сканування починається після натискання кнопки Start на пристрої або в програмі управління. Коли фотоелемент пройде надвсією поверхнею, комп'ютер видасть запит на вказівку місця збереження підсумкового файлу і його формату. Це може бути PDF, jpeg або інший графічний. Якщо в налаштуваннях враховано автоматичне відкриття в програмі розпізнавання тексту, то документ буде перехоплений нею.
Вибираючи, якою програмою відсканувати документ, можна звернути увагу на засоби Windows, якщо фірмове ПО чимось не влаштовує. Після установки сканера треба запустити "Факси й сканування Windows". Розпізнавання тексту для конвертації документа в файл Word і його редагування здійснюється в багатьох OCR-програмах, самої багатофункціональної і популярною з яких можна вважати ABBYY Fine Reader.
