Як працювати в Excel?

Табличний процесор Excel, що входить в пакет Microsoft Office, - одне з найпопулярніших додатків для обчислень, обробки та графічного представлення великих обсягів даних. З його допомогою можна вирішувати найрізноманітніші завдання - від найпростіших арифметичних дій з числами до статистичного аналізу, складних фінансових та наукових розрахунків, створення звітної документації, сортування та фільтрації величезних масивів інформації. Якщо вивчити хоча б основні положення, як працювати в Excel, не важко буде за короткий термін сформувати графік погашення кредиту, калькуляцію на виконання ремонту в квартирі, список контактів, днів народження знайомих, розклад на тиждень, прайс-лист товарів або створити будь-яку іншу таблицю упорядкованих даних різних типів, необхідну для особистих цілей і робочих процесів.

Зміст статті

• Структура документа Excel, створення і форматування електронних таблиць
• виконання обчислень

Починаючи знайомство з Excel, в першу чергу необхідно розібратися зі структурою документа, способами виконання обчислень і можливостями форматування. Освоївши ці аспекти, можна перейти до вивчення інструментів структурування та аналізу даних, їх графічного представлення, а також інших більш складних прийомів роботи.

Структура документа Excel, створення і форматування електронних таблиць

Якщо відкрити програму, на екрані відобразиться вікно, що містить порожній файл Excel - таке, як на картинці. Цей файл називається книгою, що складається з одного або декількох листів, кожен з яких представляє собою таблицю. Стовпці озаглавлені літерами латинського алфавіту, рядки - числами. Якщо поставити курсор в будь-яку клітинку, навколо неї з'явиться жирний контур, а її адреса, що складається з заголовка колонки і ряду, відобразиться в окремому полі під головним меню. Excel дозволяє працювати з даними різних форматів: числовими, текстовими, фінансовими, процентними, тимчасовими та іншими.

У таблиці можна змінювати ширину стовпців і рядків, навівши курсор на кордон областей їх назв, розтягуючи або стягуючи при натиснутій лівій клавіші миші. Також можливе додавання листів кліком по піктограмі перед назвою, вставка і видалення груп осередків.

Розглянемо процес створення книги і основні прийоми форматування на прикладі складання таблиці, в якій пізніше розрахуємо ціни товарів при оптовому продажі зі знижкою, її вид представлений на зображенні.

Для формування таблиці недостатньо просто встановити курсор в потрібні комірки і ввести текст і числові дані. В першу чергу продумується її структура. Можна помітити, що в таблиці об'єднані деякі осередки (наприклад, A3 і A4, E3 і F3). Для виконання цієї дії потрібно виділити зазначені елементи, натиснути праву кнопку миші, в контекстному меню вибрати пункт "Формат ячеек". У вікні, слід перейти в розділ "Вирівнювання" і встановити прапорець "Об'єднання осередків".

За замовчуванням таблиця має невидимі при друку і окреслені тонкими світлими лініями у вікні програми контури елементів, що ускладнює сприйняття даних. Тому варто виділити її повністю, знову викликати вікно настройки формату осередків, де на вкладці "Кордон" вибрати потрібний колір і тип лінії, клацнути по піктограм зовнішніх і внутрішніх обрамлень. При бажанні можна задати заливку осередків різними кольорами і способами, перейшовши у відповідний розділ.

Коли порожня таблиця готова, залишається лише заповнити необхідну текстову і числову інформацію, встановивши курсор у відповідні комірки, ширину яких можна змінити вручну. Для прискорення завдання нумерації в першому стовпці раціонально використовувати дуже зручний інструмент Excel - автоматичне заповнення. В осередку A5 і A6 вводяться числа 1 і 2, потім їх варто виділити і навести курсор на правий нижній кут рамки, що з'явилася, в результаті чого покажчик набуде вигляду знака "+". Утримуючи ліву кнопку миші, розтягуємо виділення вниз - в осередках з'являються потрібні дані.

Для завдання значення знижки в% слід встановити курсор в позицію C2 і викликати вікно формату осередків, де у вкладці "Число" вибрати процентний формат.

виконання обчислень

На прикладі створеної таблиці розглянемо, як швидко навчитися працювати в Excel з числовими даними, використовуючи функції і математичні операції.

Щоб розрахувати ціну упаковки товару, потрібно в стовпець E ввести формули. Завдання їх в Excel не представляє нічого складного, варто лише освоїти і запам'ятати деякі положення.

• Першим символом в осередку при введенні в неї формули повинен бути знак "=".
• Математичні операції позначаються наступним чином: "+", "-", "*", "/" і "^" (піднесення до степеня).
• Формула може містити як числові або строкові дані, так і посилання на комірки - їх адреси.
• У вираженні можна використовувати доступні готові функції, список яких викликається натисканням на значок "Вставити функцію" зліва від рядка формул.

Отже, встановлюємо курсор в позицію E5 і записуємо наступний текст: "= C5 * D5", натискаємо кнопку "Enter". Можна не вводити адресу з клавіатури, а клікнути по відповідному осередку - у формулі він з'явиться автоматично. Навпроти кожного товару в поточному стовпці повинна бути аналогічна формула, але їх не доведеться заповнювати вручну. Виділивши осередок E5, переміщаємо курсор в її правий нижній кут до появи "+" і розтягуємо виділення вниз до E12 включно. Якщо переміститися, наприклад, в позицію E8, ми побачимо, що при копіюванні формули автоматично змінилися адреси осередків, що входять в неї, які для зручності підсвічуються різними кольорами (на малюнку).

Для розрахунку даних в стовпці F знадобиться значення знижки, розташоване в осередку C2. Якщо ввести в F5 вираз "= E5 * (1-C2)" і потім скопіювати його описаним вище способом вниз в усі позиції колонки, адреси змінних автоматично зміняться і в F6 буде невірна формула "= E6 * (1-C3)". Тому номер рядка комірки C2 потрібно зафіксувати, для цього перед ним ставиться знак "$". Результат розрахунку і формула в одній з комірок стовпчика представлені на зображенні.

Залишилося розрахувати сумарну вартість всіх товарів без знижки і зі знижкою в осередках E13 і F13. Розглянемо, як використовувати для цього вбудовані інструменти. В E13 записуємо знак "=", далі натискаємо на значок "Вставити функцію" (відзначений на картинці), у вікні вибираємо категорію "Математичні" і функцію "СУМ" (якщо точно відомо її назву, можна написати його в поле "Пошук функції "і вибрати зі списку знайдених). Далі слід ввести діапазон адрес сумміруемих осередків - "E5: E12" вручну або виділивши їх мишею. Якщо виникають труднощі із завданням аргументів, можна натиснути на посилання "Довідка з цієї функції" і вивчити її особливості більш детально.

Останній етап формування нашої таблиці - копіювання комірки E13 в F13. Підсумковий результат показаний на малюнку.

Звичайно, всі можливості Excel в рамках однієї статті розглянути неможливо. Програма містить ще безліч вбудованих функцій, згрупованих за категоріями, вивчати які можна поступово. Як і в будь-якій справі, все приходить з досвідом, тому розібравшись з основами, варто використовувати Excel для вирішення розрахункових завдань, не боячись експериментувати, оскільки багато речей тут інтуїтивно зрозумілі, а в довідковій системі є відповіді на більшість питань.