Робота з документами часто пов'язана з необхідністю їх засвідчення. Які є механізми для цього? Як правильно завіряти документи та їх копії відповідно до вимог законодавства РФ?
Дане питання ми можемо розглянути в таких аспектах:
Зміст статті
- Законні способи засвідчення документів в РФ
- Нотаріальне завірення документів і їх копій
- Самостійне завірення документів
- Засвідчення іноземних документів (тих, що потрібно відправляти за кордон)
- легалізація
- Апостиль
Вивчимо зазначені пункти подібні.
Законні способи засвідчення документів в РФ
Документи та їх копії, використовувані російськими громадянами і організаціями, можна завіряти наступними основними способами:
- нотаріально;
- самостійно за допомогою особистих і корпоративних реквізитів;
- за допомогою апостиля та легалізації (для документів, сформованих за кордоном або призначених для використання за кордоном).
Вивчимо особливості залучення кожного з них.
Рекламак змістом ↑Нотаріальне завірення документів і їх копій
Відповідний спосіб завірення документів може здійснюватися виключно особами, що мають офіційний статус державного або приватного нотаріуса. Громадяни або організації, які звертаються до них, приймають досить обмежену участь в процедурах, пов'язаних з наданням документів (або їх копій) необхідної юридичної сили. Найчастіше воно зводиться до особистої присутності людини на прийомі у нотаріуса з метою підтвердження своєї згоди з положеннями завіряються документів.
Разом з тим корисно ознайомитися з деякими критеріями, якими повинні керуватися фахівці відповідного профілю в процесі надання тих чи інших джерел необхідної юридичної сили. Так, нотаріус не має права завіряти копії:
- на яких вказано, що вони не повинні копіюватися;
- на яких стоїть гриф секретності;
- документів медичного характеру, що містять відомості про захворювання громадянина, які в силу закону неприпустимо розголошувати;
- договорів, складених в письмовій формі і не завірених до цього нотаріально;
- дипломів без реєстраційного номера і не засвідчених навчальним закладом належним чином;
- виписок з оцінками з залікової відомості без додається диплома;
- не легалізоване в установленому порядку джерел іноземного походження.
Вивчимо тепер то, як правильно завіряти документи за допомогою особистих або корпоративних реквізитів.
до змісту ↑Самостійне завірення документів
Основним джерелом права, що регулює самостійне завірення документів громадянами і організаціями, є, що цікаво, Указ Президії СРСР № 9779-Х, прийнятий 4 серпня 1983 року. Даний джерело права досі діє. Можна відзначити також, що його доповнює новіший ГОСТ Р 6.30-2003. У тих випадках, коли в нормативних актах, що регулюють ту чи іншу сферу документообігу, прямо не вказано, що громадяни або організації зобов'язані завіряти документи нотаріально, можна задіяти механізм самостійного посвідчення їх юридичної сили - відповідно до критеріїв, прописаними в зазначених джерелах права, радянському і російському.
Людині в статусі фізособи для засвідчення копії документа потрібно:
- написати на аркуші "Вірно";
- нижче поставити підпис, розшифровку, а також дату.
Рекомендується розміщувати відповідні реквізити під текстом.
Якщо документ - від організації, то самостійне завірення його копії (керівником або іншим уповноваженим співробітником) здійснюється в цілому по тим же правилам, що і для фізосіб. Але в цьому випадку необхідно ще і вказати посаду людини, що посвідчує юридичну силу джерела, а також поставити печатку фірми (при її наявності - ІП, наприклад, її мати необов'язково).
Як бути, якщо документ - багатосторінковий? Як правильно завірити прошиті документи самостійно? Відзначимо, що на рівні федерального законодавства дане питання не регулюється. Є тільки ряд рекомендацій, зафіксованих в Наказі Росархіву № 76 від 23 грудня 2009 року і ГОСТ Р 51141-98, яких радять дотримуватися юристи.
Оптимальний алгоритм запевнення багатосторінкових документів може виглядати так:
- Необхідно пронумерувати аркуші.
- Після - скріпити їх ниткою (рекомендується) або степлером.
- Потім на місці, де сторінки прошиті або проколоті металевої дужкою, наклеїти невеликий паперовий квадрат.
- На відповідній наклейці зробити напис "Всього в копії стільки-то листів" або "прошиті та пронумеровані стільки-то листів".
- Нижче - поставити підпис, а також печатка організації (якщо вона є).
Існує менш зручний, але також допустимий варіант надання юридичної сили багатосторінковим джерела - на кожному аркуші проставити напис "Вірно" і додати всі ті реквізити, що ми розглянули вище, - підпис, розшифровку, дату, печатку і посаду котрий запевняє співробітника (для юросіб).
до змісту ↑Засвідчення іноземних документів (тих, що потрібно відправляти за кордон)
Документи, що формуються на території РФ, за замовчуванням мають юридичну силу тільки всередині країни. Для того щоб наділити їх відповідним статусом за кордоном, необхідно їх легалізувати. Аналогічно - ті джерела, що створені за кордоном, також недійсні в РФ, поки зазначена процедура не буде здійснена щодо них.
Є стандартний механізм легалізації, а є той, що передбачає використання апостиля (особливого реквізиту, що проставляється на сторінках). Юридична сила завіряються документів при залученні першого способу дорівнює тій, яку наділяються джерела в рамках другої процедури.
По можливості російські громадяни і організації застосовують апостиль - його визнання за кордоном здійснюється легше в силу того, що відповідний реквізит прийнятий дуже багатьма державами - тими, які підписали Гаазьку конвенцію 1961 року. Але є країни, які не є учасниками даної угоди. У числі таких - Канада, Китай, Бразилія. У разі якщо передбачається відправляти документи туди або приймати звідти - необхідно задіяти стандартний механізм легалізації. Вивчимо його специфіку.
до змісту ↑легалізація
Якщо мова йде про російських документах, які потрібно завіряти для використання за кордоном, то дана процедура здійснюється в рамках такого алгоритму:
- Спочатку відбувається завірення копії документа і перекладу його на іноземну мову - у нотаріуса.
- Після потрібно отримати підтвердження автентичності реквізитів нотаріуса в Мін'юсті.
- Наступний етап - завірення друку Мін'юсту в МЗС.
- Завершує процес легалізація документа, підтвердженого МЗС, в консульстві країни, в якій передбачається його використання.
Якщо необхідно завірити джерело зарубіжного походження, то відповідна процедура здійснюється в консульстві РФ, що працює в тій країні, де він сформований. Цьому, як правило, передує стадія легалізації документа в МЗС цієї держави чи іншому закладі - відповідно до національного законодавства.
до змісту ↑Апостиль
Апостиль - більш простий в порівнянні з легалізацією інструмент запевнення російських документів - для використання за кордоном, іноземних - для надання їм юридичної сили в РФ. Являє собою спеціальний реквізит (як правило, наноситься на лист стандартизований штамп з пунктами, які заповнює уповноважена державна установа).
Засвідчення російських документів за допомогою апостиля найчастіше здійснюють такі органи:
- установи Мін'юсту;
- органи ЗАГС;
- Росархів;
- Генеральна прокуратура.
У загальному випадку рекомендується звертатися з метою засвідчення документів саме в територіальні органи Мін'юсту РФ. Якщо той чи інший джерело - поза компетенцією відомства, які працюють у ньому фахівці підкажуть, де його слід апостилювати відповідно до законодавства.
