Як зробити опис документів?

У процесі діловодства на підприємстві може виникнути необхідність в тому, щоб той чи інший співробітник або менеджер сформував опис документів. Які правила її складання? Як зробити опис документів найбільш коректним чином?

Ми можемо вивчити дане питання в таких аспектах:

Зміст статті

• Загальні вимоги до складання опису
• різновиди описів

Загальні вимоги до складання опису

Складання опису документів - процедура, знайома, ймовірно, кожному досвідченому російському документоведу, секретарю, фахівця з кадрів або, наприклад, бухгалтеру. Однак в РФ є дуже небагато офіційних джерел права, де прописувалися б критерії, яких слід дотримуватися співробітнику підприємства при роботі з джерелами в відповідному форматі.
В основному це відомчі правові акти - такі як, наприклад, Наказ ФМС Росії № 218 від 23 квітня 2013 року, в якому містяться методичні рекомендації щодо складання описів справ (ознайомитися з ним можна тут - http://www.garant.ru/products / ipo / prime / doc / 70453442 / # 41). Багато підприємств виробляють внутрішньокорпоративні критерії, часто несхожі з тими, що включені в правові акти, подібні Наказу № 218 (це можливо, оскільки їх юридична сила поширюється тільки на конкретні відомства).

Однак в практиці російського документообігу все ж склався певний набір принципів і норм, дотримуватися яких рекомендується співробітникам при складанні описів джерел. Базуються вони в значній мірі на документі, відомому як "Основні правила роботи архівів організацій". Він був схвалений Росархивом 6 лютого 2002 року. Ознайомитися з ними в частині критеріїв, що стосуються складання описів, можна тут - http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Даний джерело не носить характеру закону, але активно задіюється на практиці. Також сюди часто доповнюються рекомендаціями експертів в області документообігу. Деякі юристи, до слова, вважають сукупність відповідних норм яскравим прикладом ділового звичаю.

Як правильно зробити опис документів відповідно до зазначеного джерелом, що затверджений Росархивом, а також практичними рекомендаціями експертів? Бажано дотримуватися наведеного алгоритму:

• оформляти документ слід на фірмовому бланку (якщо такий відсутній, потрібно, щоб на сторінці хоча б відображалося назва компанії);
• на сторінці опису повинен бути заголовок, що відображає специфіку документів, які включаються до відповідного переліку;
• відомості про джерела, що вносяться до опису, потрібно оформляти у вигляді таблиці (в її структурі повинні бути присутніми щонайменше такі стовпці, як порядковий номер, назва документа і кількість аркушів, а при необхідності - крайні дати, термін зберігання, примітки);
• нижче таблиці слід відображати інформацію про кількість одиничних документів або груп таких (наприклад, справ), які вносяться до опису;
• відповідний лист з переліком джерел повинен бути завірений підписами директора фірми, а також фахівців, що відповідають за правильність його складання, - наприклад, начальника відділу кадрів;
• необхідно зафіксувати дату складання опису;
• допустимість проставлення літерних номерів (що містять букву праворуч від цифри порядкового номера, що збігається з тією, що відноситься до попереднього документу за списком, - ставляться при неможливості визначити фактичний порядковий номер поточного джерела) слід погоджувати з вищестоящими структурами - наприклад, якщо мова йде про документообіг в державному відомстві.

Опис повинна бути оформлена в 2 примірниках. Перший в будь-якому випадку залишається в архівах компанії, другий при необхідності направляється в інші організації - партнерські, перевіряючі або зацікавлені іншим чином в перевірці відповідного переліку документів.

різновиди описів

Отже, теоретичний аспект складання описів ми досліджували. Вивчимо тепер деякі практичні приклади формування документів.

У практиці російського діловодства можна умовно виділити 3 типи описів:

• супровідну (використовується при передачі документів з однієї організації в іншу);
• внутрішню (включає докладні відомості про документи, об'єднаних в групу - наприклад, в одну справу);
• архівну (передбачає передачу комплекту документів або їх груп - як варіант, справ - в архів організації).

Вивчимо їх специфіку.

Зразок заповненої супровідній опису може виглядати так:

Розглянутий документ доповнює, таким чином, джерела, які направляються роботодавцем в ПФР і включають відомості про суми виплат, нагороджень і внесків.

Форма внутрішнього опису може виглядати так:

Передбачається, що в ній будуть представлені докладні відомості про кожний документ, включеному в групу джерел, які об'єднані по будь-якою ознакою.

Форма архівного опису може виглядати так:

В принципі, її структура може бути дуже схожою з тією, що характеризує внутрішній опис. Однак у розглянутий документ, як правило, допускається включення груп джерел - наприклад, справ. У внутрішньому описі, в свою чергу, передбачається гранична конкретизація документів.