Різниця між доповідній і службовою запискою

Взаємодія співробітників корпорації один з одним може здійснюватися за допомогою використання доповідних і службових записок. У чому їх особливості?

Зміст статті

• Що являє собою доповідна записка?
• Що представляє собою службова записка?
• порівняння
• Таблиця

Що являє собою доповідна записка?

під доповідною запискою прийнято розуміти документ, який адресується співробітниками фірми на вищий рівень управління організацією. Складається він з метою інформування компетентних осіб фірми про значимі події і факти в житті компанії, а також напрямки начальству рекомендацій щодо реагування на ті чи інші ситуації.

Доповідна записка може бути спрямована не тільки людині, яка займає вищу посаду в управлінській структурі компанії, але також і на адресу іншої організації, по відношенню до якої фірма, де працює укладач документа, є дочірньою.

У доповідній записці передбачається присутність:

• заголовка;
• дати складання;
• ПІБ та посади особи, якій направляється документ;
• текстового блоку про факти, що стали підставою для написання записки;
• текстового блоку про висновки щодо відповідних фактів;
• текстового блоку про рекомендації та пропозиції керівництву щодо реагування на події, про які сказано в записці;
• ПІБ, посади і підписи упорядника.

Доповідна записка також може доповнюватися різними додатками. В цьому випадку в її структурі повинен бути присутнім ще один текстовий блок - із зазначенням джерел, які додаються до записці.

Якщо документ передбачається направити в іншу організацію - найімовірніше, це буде вища структура (наприклад, головний офіс холдингу), то підписує в цьому випадку записку найчастіше керівник фірми, в якій документ складається.

Що являє собою службова записка?

під службовою запискою прийнято розуміти документ, який адресується:

1. яка його склала співробітником тим особам, які перебувають приблизно на одному з ним рівні за посадовими повноваженнями;
2. керівництвом фірми тим підрозділам, які перебувають в підпорядкуванні;
3. посібниками відділів, служб, підрозділів тим співробітникам, які працюють у відповідних структурах фірми.

Коло питань, що відображаються в службових записках, може бути дуже широким. За допомогою них в рамках компанії здійснюється обмін практично будь-якою інформацією. У службових записках, як і в доповідних, можуть відбиватися значущі для життя компанії події, а також пропозиції та рекомендації щодо реагування на них.

Відзначимо, що за допомогою службової записки керівник фірми може направляти на рівень підлеглих структур ті чи інші управлінські розпорядження. Зазвичай вони оформляються наказами, але в ряді випадків скласти записку простіше. Як правило, подібні розпорядження не мають статус локального нормативного акту і тому, строго кажучи, будь-яких санкцій за їх невиконання НЕ передбачається. Але неофіційно в багатьох фірмах службові записки прирівнюються по обов'язковості виконання до наказів.

За своєю структурою розглянутий документ в цілому схожий з доповідною запискою. Але варто зазначити, що він практично не використовується при листуванні між різними компаніями - незалежно від того, чи є вони юридично рівнозначними суб'єктами або знаходяться в супідрядності. Для цього існують інші типи джерел - наприклад, листи, оферти, повідомлення.

порівняння

Головна відмінність доповідної записки від службової в тому, що перший документ адресується співробітниками начальству або керівництву фірми, а другий - одними співробітниками іншим або ж прямує керівництвом на адресу підлеглих структур і співробітників. Крім того, доповідна записка може направлятися від однієї фірми до іншої, а службова, як правило, використовується тільки у внутрішньому документообіг компанії.

Структура обох джерел може збігатися - часто буває, що відмінності між ними зводяться тільки до назви, а також до співвідношення повноважень упорядника і адресата.

Визначивши, в чому різниця між доповідній і службовою запискою, відобразимо висновки в таблиці.

Таблиця