Розвиток ринкових відносин на пострадянському просторі викликало потребу в документах, що прискорюють розрахунки господарюючих суб'єктів. Одними з них стали рахунок на оплату і рахунок-фактура, на підставі яких оплачуються товари і послуги. Вони стали невід'ємними елементами сучасного ділового обороту, будучи, по суті, борговими розписками.
Як працює рахунок на оплату
Виписка такого рахунку стало традицією у відносинах купівлі-продажу між підприємствами і підприємцями. Централізовано його форма не затверджувалася. Тому підприємство, яке опрацьовує такий документ, може виконати його на своєму фірмовому бланку. У ньому повинні міститися платіжні реквізити компанії, що продає товар або послуги. Обсяг цих реквізитів продавець встановлює на свій розсуд.
Приклад рахунку на оплату
Крім цього в рахунку можуть бути:
- Повне найменування продавця, його податкові та банківські реквізити.
- Поштовий індекс, адреса та фактичне місцезнаходження продавця.
- Телефони, факс, електронну пошту.
- Номер рахунку і дата його виписки.
- Термін, призначення та умови оплати рахунку.
- Підписи директора і бухгалтера і печатка фірми.
Такий рахунок дозволяє покупцеві (платнику) перевести зазначені в рахунку грошові кошти на оплату перерахованих в рахунку товарів (послуг). Він також використовується для проведення авансових платежів. Рахунок на оплату обов'язковим документом для перерахування коштів не є. У ньому зазвичай вказується термін, протягом якого оплата може бути здійснена. Його виписують переважно, щоб отримати передоплату, і в книзі продажів не фіксують.
Однак подібний рахунок володіє важливою функцією, що впливає на встановлення повноцінних ділових взаємин партнерів. Він виступає пропозицією про укладення угоди в тому випадку, коли договору як окремого документа, що визначає права та обов'язки сторін господарської операції ще не існує. Якщо в ньому перераховані всі істотні умови, зазначені цивільним законодавством, то цей документ може вважатися офертою. Зрозуміло, в ньому повинні міститися номери рахунків і інші банківські реквізити продавця, а також перелік підлягають оплаті товарів і послуг, їх вартість і кількість.
Оплата рахунку означає прийняття пропозиції продавця. Такий оплачений рахунок з ознаками оферти означає, що угода між сторонами укладена, незважаючи на відсутність окремого договору про це. Рахунок може бути сформований для проведення оплати в будь-якій зручній сторонам валюті. При цьому слід дотримуватися вимог податкового законодавства. Вони зобов'язують платника податків обов'язково нараховувати ПДВ до вартості товарів, послуг або робіт. До оплати покупцеві пред'являється рахунок з нарахованими податком, сума якого вказується окремим рядком. При цьому повинно бути позначено, що сума до перерахування включає ПДВ. Якщо продавець не зобов'язаний сплачувати цей податок, в рахунку необхідно зробити помітку, що сума ПДВ не включається.
Податковий інструмент
Для того, щоб підтвердити, що товар фактично відвантажено або послуга надана, оформляється інший документ, іменований рахунком-фактурою. Він із зазначенням вартості відвантажених товарів або наданих послуг, виконаних робіт надсилається їх покупцеві після того, як той в установленому порядку прийняв придбане.
У Російській Федерації поняття такого рахунку і режим його застосування встановлені податковим законодавством. Воно визначає, що рахунок-фактура призначається виключно для обліку ПДВ. Встановлено, що він повинен бути документом чітко визначеного зразка та оформляється господарюючим суб'єктом, який зобов'язаний сплачувати податок до бюджету. Саме з цього приводу виступає документальним підставою, згідно з яким покупець приймає до відрахування пред'явлену продавцем суму цього податку. Російське законодавство допускає можливість оформлення електронного рахунку-фактури за спеціальною процедурою.
Незалежно від виду рахунку в ньому обов'язково повинні бути:
- Найменування та реквізити постачальника і набувача.
- Перелік відвантаженого товарів, послуг (робіт).
- Ціни і собівартість продукції (послуг).
- Ставка податку та сума ПДВ.
- Інші необхідні відомості.
Продавець і покупець повинні заносити інформацію про виписаних і прийнятих рахунках-фактурах в спеціальні журнали. Видані документи реєструються в книзі продажів, прийняті - в книзі покупок. Продавець має право не оформляти такий рахунок контрагенту, який не є платником ПДВ. Попередньо сторони повинні узгодити це в письмовому вигляді. Оформляючи первинні документи з таким партнером, продавець в них повинен вказати суму податку, а покупець робить це при заповненні платіжного доручення. Також не виписуються такі рахунки у випадках реалізації громадянам товарів або послуг.
Суб'єкти господарювання, які звільнені від сплати ПДВ, виписують рахунки-фактури, коли вони є податковими агентами або посередниками. У подібних випадках вони подають декларації з податку і самі сплачують його суму до бюджету. У виставляються ними рахунках-фактурах сума податку не виділяється. На документах повинна бути зроблена позначка «Без ПДВ». Що б не допустити помилку при обліку витрат і доходів може використовуватися інший документ з виділеною сумою цього податку. Наприклад, виписка банку або товарний чек.
Відчуйте різницю
Незважаючи на те, що оформлення того чи іншого рахунку робиться з приводу однієї господарської операції, вони принципово відрізняються за змістом.
- Призначений для оплати покупцем рахунок - це документ, що дає останньому підставу для переказу грошей продавцю. Для цього в ньому містяться необхідні реквізити і вказуються товари (послуги) за які проводиться оплата. Бухгалтер погоджує рахунок з керівником підприємства-покупця, який дає дозвіл на оплату.
- Функція рахунки-фактури - відображення в податковому обліку ПДВ по операції, пов'язаної із купівлею-продажем товарів або послуг за договором. Він повинен оформлятися, коли на підставі договору поставлений товар, що має підтверджуватися товарною накладною. При наданні послуг або виконанні робіт підтвердженням є акт їх виконання. На підставі цього рахунку до заліку приймається сума ПДВ. Помилки при оформленні рахунку-фактури чреваті санкціями податкової.
- Рахунок на оплату виписується в формі, яка влаштовує ділових партнерів. Якоїсь нормативно встановленої звітності його використання немає.
- Вимоги до рахунку-фактурі зафіксовані законодавчо. Він є документом суворої звітності, що подаються до податкових органів.
- Традиції ділового обороту вимагають печатки продавця на який оформляється їм рахунку на оплату.
- Наявність печатки на рахунку-фактурі нормативними актами не передбачено.
