Багато людей помилково думають, що рахунок і рахунок-фактура - це два найменування одного і того ж бухгалтерського документа. Необхідно сказати, що їх створення пов'язано з вчиненням однієї і тієї ж операції, але ось сенс їх оформлення абсолютно різний. Спробуємо внести деяку ясність.
рахунок являє собою документ, який виписує бухгалтер на підставі договору купівлі-продажу або надання послуг. У ньому прописується та сума, яку платник зобов'язаний перерахувати на розрахунковий рахунок або внести в касу організації-постачальника за виконання будь-якої роботи, надання якоїсь послуги або за певний товар. Якщо договір передбачає багаторазову послугу, наприклад, один раз на місяць протягом року, рахунок може виписуватися як на рік, так і на кожен місяць по мірі необхідності. Таблична частина документа повинна мати найменування позиції, її одиницю виміру, кількість, ціну за одиницю та суму по кожній позиції. Крім того, в рахунку прописуються реквізити, згідно з якими необхідно перерахувати кошти на рахунок виконавця.
Рахунок-фактура виписується продавцем (виконавцем) при виконанні будь-яких робіт або надання послуг, а також при продажу продукції та інших товарів. Цей документ є обов'язковим тільки в тому випадку, якщо організація знаходиться на загальній системі оподаткування, при якій сплачується і відшкодовується податок на додану вартість, а також він обов'язково вказується в документах. При інших режимах оподаткування рахунок-фактура не потрібно, оскільки його наявність не носить обов'язкового характеру. Якщо виставлення рахунків-фактур носить обов'язковий образ дій, то вони повинні оформлятися саме в той час, коли стався договір, тобто коли був отриманий товар з товарною накладною або коли була надана послуга, оформлена актом виконаних робіт або наданих послуг.
Таким чином, виходить, що рахунок і рахунок-фактура виписуються бухгалтером в одному і тому ж випадку - при здійсненні операції з купівлі-продажу товарів або при наданні якихось послуг. Але призначення двох цих документів абсолютно різний, оскільки рахунок необхідний покупцеві для оплати суми, зазначеної в договорі, для чого в ньому вказуються всі необхідні реквізити для перерахування грошових коштів і позиції, за які буде проводитися оплата. Рахунок-фактура необхідний для відображення операції в податковому обліку, оскільки основне його призначення - відобразити ПДВ по тих товарах або послуг, які планується передати або надати за договором.
висновки
- Рахунок призначений для оплати, а рахунок-фактура - для відображення переміщуваних товарів або виконуваних робіт;
- На рахунку обов'язково повинна стояти печатка постачальника, тоді як на рахунку-фактурі її не повинно бути;
- Рахунок-фактура є бланком суворої звітності, який передається в податкові органи, а рахунок не має цієї функції.
