Що б зрозуміти і розібратися у відмінностях офісу від кабінету, потрібно спочатку визначити їх призначення в сучасному трудовому процесі організації.
Загальне визначення офісу (англ. Office) звучить так - приміщення в якому розташовується офіційне представництво організації(Фірми), з її співробітниками і керівним складом. Тобто, приміщення, де знаходяться їхні робочі місця. Відповідно, для якісного виконання роботи, ці місця повинні бути організовані таким чином, щоб робочий процес був максимально комфортним і ефективним. Головне завдання, це спроектувати офіс таким чином, що б робочі процеси мають місце в організації виконувалися відповідно до поставлених завдань.
У сучасних бізнес-процесах, зараз прийняті розділяти робочі місця наступним чином:
- Офіс відкритого типу.
- кабінетні офіси.
Розглянемо призначення кожного виду і відмінність між ними.
Офіс відкритого типу (open space) і його призначення
Даний вид офісу - це досить великі приміщення, розраховані на велику кількість робочого персоналу. Робочі місця офісних співробітників розділені між собою перегородками невеликої висоти, виготовлені з пластику або інших матеріалів. Так само можливе додаткове поділ на конкретні робочі групи (відділи) з допомогою меблів: стелажів, шаф.
Офіс відкритого типу
Планують поділ з урахуванням кількості службовців в кожному відділі і можливого переміщення по офісу в рамках робочого процесу. Офісну оргтехніку розміщують в місцях перетину маршрутів персоналу, з метою використання відразу декількома відділами.
Офіс кабінетного типу і його призначення
Це офіси традиційного типу, що складаються з окремих, ізольованих кімнат і призначених для роботи, в якій потрібна певна ступінь самоти і спокою. Як правило це фінансові відділи (бухгалтерія, відділ планування тощо), юридичний відділ організації, відділ системного адміністрування, дизайну та архітектури.
кабінет
Знаходяться в них від двох до п'яти осіб, дуже часто там же робоче місце і керівника відділу. Все, що потрібно для нормального забезпечення робочого процесу, знаходиться в межах кабінету: оргтехніка, робочі та архівні документи, запас канцелярії.
Що спільного у відкритого і кабінетного офісів?
У кожному разі, для зручності і більш продуктивної роботи, на невеликій площі зібраний колектив, що виконує функції одного виду діяльності. Цим формується невелика, внутрішнє, робоче співтовариство, що дає досить високу продуктивність в поставлених завданнях.
Головні і суттєві відмінності офісу і кабінету
Відмінності полягають в робочому призначення, колективності, економічності і пристосованості кожного з видів.
Робоча призначення
Офіс відкритого типу підходить для одночасного виконання роботи різних видів діяльності на одній великій площі. Без особливого збитку для виробничого процесу, спільно можуть виконувати свої функції колл-центри, рекламні відділи, відділи з продажу та закупівель, проводитися маркетингові дослідження і опитування, працювати програмісти і верстальники. Будь-які інші види діяльності, які не потребують певної відокремленості можуть плідно працювати разом з іншими.
У кабінетах ж, через невелику площу, може розташовуватися відділ, який займається тільки одним напрямком.
колективність
Відкритий офіс має на увазі посилення почуття приналежності до всього колективу, підняття командного духу, високою динамікою робочих процесів і більш тісної комунікації між співробітниками всієї організації.
У разі кабінетного розташування, досить складно реалізувати повноцінну колективну роботу через функціональної ізоляції відділів. Спілкування співробітників під час робочого процесу обмежено. Дух колективізму поширюється лише на невелику групу, що знаходиться в одному кабінеті.економічність
Великі площі для розміщення відкритого офісу, обмежені тільки зовнішніми стінами і зонування робочих місць за допомогою перегородок набагато вигідніше, ніж оренда кабінетів на таку ж кількість співробітників. Так само досягається економія коштів при закупівлі оргтехніки. При грамотному плануванні робочих зон і маршрутів службовців, одним комплектом оргтехніки можуть користуватися три-чотири відділи. Якщо таку ж схему використовувати в іншому випадку, то це стає невигідно в плані витрат за часом.
пристосованість
З істотних недоліків відкритих офісів можна виділити недостатню зорову і звукову ізоляцію. Що дуже важливо для виробничого процесу і в разі необхідності збереження комерційної таємниці всередині відділу. Так само досить проблематично буде облаштування робочого місця начальника відділу, якому потрібен певний усамітнення і спокій. Втім, якщо керівництво вважає, що начальник відділу повинен бути завжди на виду і служити прикладом для своїх підлеглих, можливе використання кабінетів зі скляними дверима і стінками.
З усього цього можна зробити висновок, що вибір офісу залежить від багатьох факторів. І в сучасному веденні бізнесу, керуватися, напевно, слід напрямком його ведення.
