Серед різноманітних видів ділового спілкування важливою частиною офісного життя є листування. Її головний інструмент - це всім відомі службові записки, які, в залежності від змісту, бувають пояснювальними, докладним і ін.
Що таке службова записка і навіщо вона потрібна?
За своїм призначенням, службова записка - це інформаційне повідомлення, адресоване співробітникам свого або інших відділів, керівництву відділів, фірми, підрозділів, філій. Список тем, що висвітлюватимуться в таких документах, досить широкий. У службових записках інформується про основні події в житті компанії, про виконання поточних робіт, що склалися нестандартних ситуаціях, містяться скарги і шляхи вирішення різноманітних виробничих проблем.
Основна мета такого роду спілкування - узгодження різних робочих питань в тих випадках, коли усне рішення неможливо з яких-небудь причин. Службова записка може використовуватися і керівництвом для складання розпоряджень, які, на відміну від наказів, мають більш неформальний характер.
Приклад службової записки
Види і призначення доповідних записок
Доповідна записка - це найбільш популярний вид службових записок, адресований керівнику підприємства, головному бухгалтеру або будь-якого іншого вищестоящому співробітникові. Головне призначення доповідній - інформування вищестоящих осіб про будь-якої ситуації, виконанні робіт, а також складання рекомендацій щодо вирішення (усунення) проблеми та ін. Доповідна записка, на відміну від службової, завжди прямує вищестоящому ланці і має юридичну силу.
Найбільш поширеним видом доповідних записок є звітні, що інформують керівництво про виконання планів, під час поточних робіт і т.д. Рідше складаються доповідні, що повідомляють про будь-якої позапланової ситуації, що вимагає реагування з боку вищого керівництва. Спектр питань таких доповідних досить широкий: від інформації, що стосується основної галузевої діяльності підприємства, до скарг на організацію умов праці та доповідей про недотримання трудової та фінансової дисципліни, службової поведінки і т.д.
Доповідна записка - приклад
Складаємо правильно службову записку
Структура службової записки передбачає обов'язкову наявність таких елементів:
- «Шапки» із зазначенням організації, ПІБ і посади адресата, ПІБ і посади упорядника.
- Текстового блоку, що складається з назви документа ( «Службова записка») і короткого викладу ситуації, будь-яких дій, прохань.
- Дати та підписи укладача (в одному рядку зліва направо вказується дата, підпис та ПІБ укладача).
Також в службовій записці може бути вказано реєстраційний номер, якщо за правилами підприємства вона реєструється в журналі. Важливо відзначити, що, оскільки службові записки використовуються тільки всередині організації, то наявність бланків не є обов'язковою умовою, якщо тільки цього не вимагають правила підприємства. У той же час, деякі підприємства мають свій бланк з логотипом, розроблений спеціально для ведення службового листування.
Як скласти доповідну записку?
Доповідна записка за своєю структурою схожа на службову. Головною її відмінністю є адресат: якщо в службовій записці інформація може бути спрямована будь-якого іншого співробітника, то в доповідній повідомлення адресується вищій посадовій особі.
Способи оформлення доповідної записки відрізняються в залежності від призначення. Зокрема, внутрішня доповідна, яку направляють керівництву всередині організації, оформляється так само, як і службова записка. Різниця полягає в утриманні текстового блоку, який називається "Доповідна записка", містить виклад суті проблеми, пропозиції щодо її усунення або опис вже вжитих заходів.А ось при складанні зовнішньої доповідної записки, яка адресується співробітникам інших організацій, правила суворіші:
- Документ складається на фірмовому бланку організації.
- Записка реєструється в книзі вихідних листів компанії, при цьому присвоєний реєстраційний номер вказується в шапці записки. Також, при отриманні записки, вона реєструється як вхідний документ в організації адресата.
- Зовнішня записка підписується, як правила, керівником фірми або його заступником. При відправці також можуть знадобитися підписи начальників інших відділів.
- Дата складання записки є датою її підписання і відправки.
- Якщо записка супроводжується документальними програмами, то в текстовій її частини складається перелік доданих документів.
Текстова частина доповідної записки залежить від її призначення:
- Звітна доповідна повинна містити інформацію про хід робіт, виконанні термінів, опис поточних проблем і т.д. Такий звіт дозволяє начальнику вчасно помітити недоліки в роботі та усунути їх.
- Доповідна записка, інформує про конкретну ситуацію, складається з докладного опису проблеми і пропозицій щодо її поліпшення (усунення). На практиці досить часто подібні документи присвячені скаргами на порушення співробітниками трудової дисципліни і носять негативний характер, тому в викладі інформації важливо опустити емоційну складову і дотримуватися суті.
Службова записка або доповідна: так в чому ж різниця?
Як бачимо, службова і доповідна записки мають багато спільних рис. Так, обидва варіанти використовуються для ділового спілкування, мають схожу структуру оформлення. У той же час, є і ряд відмінностей:
- Службова записка адресується співробітникам різного рангу всередині підприємства, тоді як доповідна складається тільки на адресу вищого ланки (своєї або сторонньої компанії).
- Службова записка є внутрішнім документом, тоді як доповідна може використовуватися у зовнішній листуванні з іншими юридичними особами.
- Службова записка, на відміну від доповідної, юридичної сили не має.
- Оскільки службова записка використовується всередині підприємства, вона може бути складена на звичайному аркуші паперу. За таким же принципом оформляється і внутрішня доповідна, якщо вона використовується всередині компанії. У той же час, якщо доповідна направляється в іншу організацію, то при її складанні використовується фірмовий бланк, реєстраційний номер та інші обов'язкові елементи офіційного листування.
