Досвідчений керівник знає, правильна мотивація персоналу - гарантія успішної роботи підприємства або компанії. Якісно розроблена система заохочень, з урахуванням індивідуальних потреб кожного підлеглого, сприяє появі у колективу позитивного настрою до праці - підвищується ефективність робочого процесу - зростає продуктивність. Кожен працівник має свій стимул до продуктивної діяльності. Це можуть бути матеріальні, моральні або правові спонукальні мотиви. Серед усіх способів морального мотивування співробітників значиму роль грають заохочення у вигляді грамот і подячних листів.
Терміни грамота і лист подяки
Грамота є заохочувальний документ, написаний в діловому стилі, яким нагороджують в основному співробітника за досягнення успішних результатів в будь-якій сфері діяльності. Грамота може вручатися колективу фірми або установи за досягнення відмінних економічних показників. Розрізняють почесні і похвальні грамоти. В області міжнародних відносин під грамотою розуміють оформлений офіційно акт, який свідчить про встановлення правових відносин або укладанні міжнаціональних домовленостей. Грамота, в розумінні акту, встановлює будь-які привілеї, повноваження або стверджує права на щось. Слово грамота вперше згадано в Візантії. Так називали послання, укази, інші ділові письмові паперу. На Русі термін став використовуватися з X століття, головним чином в значенні акта, приватного або офіційного листа.
Поняття грамота, як міра заохочення, набуло особливого значення в СРСР. Хороша успішність в навчальних закладах, досягнення в спорті, творчості, успіхи в трудовій діяльності обов'язково супроводжувалися врученням всіляких грамот. У наші дні цей термін вже не має такого широкого застосування, але до сих пір є відмінним стимулом до професійного та особистісного зростання.
З появою епістолярного жанру виникає поняття лист подяки. У сучасному розумінні лист подяки - оформлений на фірмовому бланку підприємства повноцінний офіційний документ, що містить слова подяки за надану послугу, виконану роботу або виражає щиру вдячність за співпрацю. Виступає у вигляді заохочення за якісне виконання поставлених завдань, вчинення гідного вчинку, виявлену відповідальність, вдосконалення професійних навичок. Лист подяки складається у довільній формі і має емоційно забарвлене вміст.
Ступінь офіційності листи залежить від соціального статусу одержувача. Найчастіше направляється від імені керівництва компанії, глави виконавчого або законодавчого органу на адресу організації, посадової чи цивільна особа. Приводом для написання подячного листа може стати: тривалий термін служби на займаній посаді, особисті досягнення, прояв активності в житті колективу, швидке зростання кар'єри, вираз подяки за привітання або запрошення на якийсь захід, за гарне виховання дитини (для батьків).
У чому схожість грамоти і листа-подяки?
Незважаючи на те що лист подяки відрізняється від грамоти, обидва поняття мають певні подібності:
- Як лист подяки, так і грамота, є офіційними письмовими паперами;
- Оформляються на фірмовому бланку організації або компанії;
- За формою виступають в якості письмового визнання чиїхось заслуг;
- Обидва документи є односторонніми і не мають на увазі обмін інформацією;
- Грамотою або листом подяки можуть бути відзначені як фізичні особи, так і група осіб, наприклад, відділ компанії або ціла організація.
Навіть при наявності схожих характеристик, по суті, це дві абсолютно різні ділові папери.
Відмінність подячного листа від грамоти
Між грамотою та благодійним листом існують явні відмінності:
Грамота видається на честь досягнення будь-яких фактично зафіксованих результатів, наприклад:
- За перемогу в змаганнях.
- Успішне вивчення окремих предметів.
- хорошу успішність.
- сумлінна праця.
- високий професіоналізм.
- Відмінні показники у вихованні учнів.
Лист подяки висловлює вдячність за вчинення будь-яких дій або надання послуг. Приводом для подяки може бути:
- Підготовка учасників до конкурсу.
- Участь в заході.
- Відповідальний підхід до роботи.
- Сумлінне виконання контракту.
- Плідну співпрацю.
- Безоплатне надання чого-небудь.
- Надання допомоги або сприяння.
- Внесення особистого вкладу.
- Відмінне виховання дитини.
Інші відмінності:
- Грамота, яка виступає в ролі акту, визначає права, стверджує повноваження і привілеї. Лист подяки такими властивостями не володіє.
- Бланки для грамот зазвичай досить стримані, зі скромним обрамленням, не містять зайвих прикрас. На них може зображуватися логотип компанії або емблема. Листи вдячні оформляються в більш яскравому дизайні, часто з додаванням барвистих друкованих зображень.
- Зміст грамоти стримане і офіційне, без емоційного забарвлення. Текст небагатослівний. У бланк вписується мінімум інформації про адресата, без вказівки інформації про особисті його якості. Стиль листа-подяки менш офіційний, більш розгорнутий, передає піднесені емоції. Слова в тексті душевні і теплі. Текст викладається в довільній формі. У подячному листі часто описуються позитивні риси і заслуги людини, якій воно адресоване, або перераховуються переваги установи.
- На відміну від грамоти лист подяки має більший діапазон використання.
- За значущістю грамота вагоміше, ніж лист подяки, але отримувати і той і інший заохочувальний документ однаково приємно.
Обидві ділові папери займають значущу позицію серед способів стимулювання трудової діяльності. При влаштуванні на роботу наявність нагороджень грамотами та заохочень листами подяки розглядається роботодавцями як переважне перевагу для отримання вакансії.
